Zapier Guide: 5 eksempler for automasjon

Zapier Guide – Automasjon gjort enklere

Zapier er et automasjonsprogram med over 3.000 apper – Gmail, Microsoft 365, Mailchimp, etc. Tidligere har automasjon vært reservert til programmerere og andre som vier lang tid til å lære seg koding. I dag kan man enkelt bruke Zapier for å sette opp en rekke no-code automasjoner. En ´´Zap´´ kan bli brukt til å automatisere manuelt tidskrevende prosesser i bedrifter – gjennom deling av data på tvers av 3.000 applikasjoner.

To hovedkomponenter med ´´Zaps´´ i Zapier

Trigger: Hva som starter prosessen. Eksempel: Innboksen din får en ny e-post

Action: Oppgaven som utløser på grunn av trigger. Eksempel: Sender et forhåndslagd tekstsvar tilbake på e-posten.

PS: Det er også mulig å sette opp flere actions basert på en handling.

Eksempel:

Du får en e-post ->

Sender et forhåndslagd tekstsvar tilbake på e-posten ->

Legger til kontakten i Excel ->

Legger til kontakten i Mailchimp ->

Sender innholdet til en applikasjon for tolkning av innhold

++++ – Mulighetene er store.

Hvordan bygge en Zap

Hva skal det brukes til?

Tenk gjennom hvorfor du skal sette opp en automasjon og hva den skal utføre. Er dette første gang? Da kan det være lurt å holde det enkelt. Dersom du føler deg komfortabel med mer kompleksitet kan du prøve deg frem. Hvilke applikasjoner du velger er også viktig.

Trigger i Zapier

Her definerer du hva som skal være trigger – som nevnt tidligere. Denne delen er relativ brukervennlig.

Eksempel: Hver gang du oppretter en kontakt i Hubspot CRM

Trigger i Zapier – Spesifikasjoner

Når og hvor? Spesifikasjonene er viktige for presisjon.

Eksempel: Visse personer legger til kontakter. Skal handlingen skje med en gang eller senere?

Action i Zapier

Triggeren er nå lagd. Hvilken applikasjon du bruker har mye å si – husk at du må koble opp en konto. Action skal definere utfallet eller en respons på inndata.

Eksempel: Kontakten blir lagret i Google Sheets med relevant informasjon.

Test Zap

Zapier har en test funksjon for å sjekke at alt går som smurt. Dette sikrer at du ikke setter opp Zaps som ikke fungerer.

Muligheter i Zapier

Med grunnlegende kunnskap kan du nå utforske videre på egenhånd. Med slike løsninger er det som regel best å prøve seg frem selv. Zapier tilbyr avanserte funksjoner som filtre, formatering og mer. Dette lar deg tilpasse automatiseringen mer detaljert. Det er også verdt å sjekke ut Zapier´s bibliotek av forhåndslagde Zaps for inspirasjon – eller om du ikke orker å lage en selv.

Prising

Zapier er fleksible ved prising og du kan tilpasse egne behov. Det er også et gratis alternativ for enkel bruk. Dersom du ønsker en mer omfattende plan er dette også tilgjengelig. Det er viktig å vurdere behovene før du beslutter deg til et abonnement.

 

5 spennende eksempler 

 

Markedsføring – Dynamisk lead nurturing kampanje

Problem: Markedsføringsteam sliter med manuell segmentering og tilpasset innhold basert på leads´atferd og interesser

Løsning: Bruk Zapier for å automatisere segmentering og utsending av tilpassede e-postkampanjer

Zap 1: Når et lead laster ned en PDF fra nettstedet blir de lagt til i en spesifikk liste i e-postmarkedsføringsverktøy (Mailchimp for eksempel).

Zap 2: Når et lead åpner en e-post mer enn tre ganger blir informasjonen deres sendt til et CRM. Deretter blir det opprettet spesifikke oppgaver for salgsteamet om å følge opp personlig

Automasjon i Salg – lead kvalifisering og distribusjon

Problem: Salgsteam bruker mye tid på å tildele leads til riktig salgsrepresentant

Løsning: Automatisere prosessen for å vurdere leads basert på spesifikke kriterier. Deretter distribuere dem til riktig ansatt.

Zap 1: Et nytt skjema fylles ut på nettstedet. Zapier analyserer svarene og vurderer leadet basert på forhåndsdefinerte kriterier (for eksempel: Geografi.

Zap 2: Etter evalueringen er ferdig vil lead´et bli automatisk tilordnet og riktig salgsrepresentant får kontakten i CRM-systemet. Representanten kan bli varslet på melding gjennom Slack med detaljer om leadet

Automasjon i Lagerstyring og kundekommunikasjon

Problem: Virksomheten strever med å holde lagerstatus oppdatert på tvers av plattformer og kommunisere effektivt med kunder om ordrestatus

Løsning: Flyt mellom lagerstyringssystem og e-handelssystem (Shopify for eksempel). Automatisk oppdatering av lagerstatus og innformasjon til kunder om ordreendringer

Zap 1: Lagerstatus for et produkt endres i lagersystem (InventoryLab for eksempel). Oppdaterer automatisk produktets lagerstatus på e-handelsplattform (Shopify)

Zap 2: Shopify får en varsling om at en pakke er sendt. Tilpasset SMS, sporingsinnformasjon og takkemelding blir sendt til kunden (Twillo for eksempel)

HR og Rekruttering – Onboarding prosess

Problem: HR bruker tid på manuelle oppgaver relatert til onboarding av nye ansatte

Løsning: Automatiser onboarding-prosessen for å inkludere opprettelse av kontoer, tildeling av oppgaver og opplæringsmateriell

Zap 1: En ny ansatt blir lagt til i HR-systemet (BambooHR for eksempel). Zapier oppretter brukerkontoer i nødvendige systemer og tjenester (f.eks G Suite og Slack)

Zap 2: Tilpassede oppgaver blir sendt til den nye ansatte i prosjektstyringsverktøy (Asana for eksempel). Her inkluderes opplæringsmoduler, møter og andre viktige aktiviteter

Kundeservice: Problemløsning

Problem: Kundeserviceteam sliter med å være proaktive i å løse kundeproblemer.

Løsning: Implementer en løsning som automatisk identifiserer potensielle problemer basert på kundekommunikasjon og tildel til riktig medlem.

Zap 1: Bruk et AI verktøy for å analysere nøkkelord i kundekommunikasjon på e-post og sosiale medier – nøkkelord (MonkeyLearn for eksempel). Når et potensielt problem oppdages blir det tilsendt support ticket i kundeserviceverktøy (Zendesk for eksempel)

Zap 2: E-post blir tilsendt kunden med informasjon om at problemet er oppdaget og at de vil bli kontaktet av en representant innen kort tid.

 

Trenger du hjelp med Zapier? Kontakt oss for en uforpliktet prat

Lenke til Zapier: https://zapier.com/

Ønsker du å lese mer om AI -og automasjon?

Les artikkelen vår om Gamma – et presentasjonsverktøy: https://articonsult.no/2024/04/18/ai-presentasjoner-med-gamma/

Få bedre effekt av ChatGPT og Microsoft Copilot: https://articonsult.no/2024/03/21/chatgpt-og-copilot-prompting/

FAQ for Zapier Guide – Automasjon gjort enklere

Hva er Zapier, og hvordan kan det forenkle automasjon for min bedrift? Zapier er et verktøy for arbeidsflytautomatisering som kobler sammen over 3.000 applikasjoner, slik som Gmail, Microsoft 365, og Mailchimp, for å automatisere tidskrevende manuelle prosesser. Med «Zaps» kan man overføre data mellom applikasjoner og automatisere oppgaver uten behov for koding.

Hvordan bruker jeg Zapier for å automatisere arbeidsprosesser? For å automatisere en prosess i Zapier, oppretter du en «Zap» som består av en «Trigger», som er hendelsen som starter automasjonen, og en eller flere «Actions», som er oppgavene som utføres som et resultat av triggeren.

Kan Zapier brukes til komplekse automatisjoner, og hvordan håndterer det flere oppgaver? Ja, Zapier er i stand til å håndtere komplekse automasjoner ved å la deg sette opp flere «Actions» for en enkelt «Trigger». Dette betyr at en enkelt hendelse, som å motta en e-post, kan utløse en rekke automatiserte oppgaver som å sende et svar, legge til kontakter i en database, og mer.

Er det nødvendig med programmeringskunnskap for å bruke Zapier? Nei, Zapier er bygget for å være en no-code løsning som lar hvem som helst sette opp automasjoner uten å vite hvordan man koder. Plattformen er brukervennlig og veileder deg gjennom opprettelsen av automasjoner med enkle, intuitive trinn.

Hva bør jeg tenke på når jeg bygger en Zap? Når du bygger en Zap, bør du vurdere hva automasjonen skal oppnå, hvilke apper som skal integreres, og hvilke oppgaver som skal automatiseres. Det er også viktig å være klar over triggerens spesifikasjoner, som når og hvor ofte den skal kjøre.

Hvordan kan jeg teste min Zap for å sikre at den fungerer som den skal? Zapier tilbyr en innebygd testfunksjon som lar deg bekrefte at dine Zaps fungerer som forventet før du setter dem i full drift. Dette sikrer at dine automasjoner er riktige og effektive.

Hva slags muligheter finnes for tilpasning av Zaps i Zapier? Zapier tilbyr avanserte tilpasningsmuligheter som filtre, formatering og mer, noe som lar deg finjustere dine automasjoner. Du kan også utforske biblioteket av forhåndsbygde Zaps for inspirasjon.

Hva koster det å bruke Zapier, og finnes det gratis alternativer? Zapier tilbyr fleksible prising som passer forskjellige behov, inkludert et gratis alternativ for grunnleggende bruk. For mer omfattende funksjoner og bruk, tilbyr Zapier betalte planer som skal vurderes basert på dine spesifikke behov.

Hvor kan jeg finne eksempler på hvordan Zapier kan brukes i forskjellige virksomhetsområder? I denne guiden har vi gitt eksempler på hvordan Zapier kan brukes for å forbedre prosesser i markedsføring, salg, lagerstyring, HR og rekruttering, og kundeservice. Disse eksemplene kan gi deg en ide om potensialet Zapier har for å automatisere og effektivisere arbeidsflyten.

Hvordan får jeg hjelp hvis jeg trenger assistanse med å sette opp Zaps? Du kan kontakte Zapier direkte for support, eller hvis du trenger ytterligere hjelp, kan du nå ut til konsulentselskaper eller eksperter som spesialiserer seg på automasjonsløsninger.

 

Andre innlegg

Les mer om AI og automatisering 

Book et møte med en rådgiver. 

Våre eksperter står klar til å hjelpe deg. 

 

+47 916 76 880

kontakt@articonsult.no

Andre tjenester ➔